אאוטלוק תקוע ולא מקבל מיילים - מה עושים?
אאוטלוק פתוח, ההודעות הישנות מוצגות כרגיל, אבל כלום לא נכנס וכלום לא יוצא. ברוב המקרים הסיבה היא אחת משלוש: אאוטלוק עבר למצב עבודה לא מקוון, נותק החיבור לשרת הדואר, או שהודעה כבדה נתקעה בתיבת הדואר היוצא וחוסמת את התור אחריה. הבדיקות הבאות מסודרות מהמהירה לכבדה, ורובן נפתרות תוך פחות משתי דקות.
שלב 1: איך לדעת אם התקלה במחשב או אצל ספק הדואר?
לפני שנוגעים בהגדרות של אאוטלוק, כדאי לדעת אם הבעיה במחשב או אצל ספק הדואר. (החברה שמנהלת בפועל את תיבת הדואר בשרת – למשל Gmail,Microsoft 365, או חברת האחסון שדרכה נפתחה כתובת המייל של העסק. אאוטלוק הוא רק התוכנה שמציגה את הדואר במחשב.)
לפתוח דפדפן ולהיכנס לתיבת הדואר דרך אתר ספק הדואר, עם אותה כתובת ואותה סיסמה.
לבדוק אם מתקבלות שם הודעות חדשות, ואם ניתן לשלוח הודעת בדיקה.
אם הדואר עובד באתר אך לא באאוטלוק אז התקלה מקומית, ואפשר להמשיך לבדיקות הבאות. אם גם באתר אין דואר אז התקלה אצל ספק הדואר עצמו, ואין טעם להמשיך לבד; יש לפנות לתמיכה הטכנית.
שלב 2: למה אאוטלוק מציג דואר ישן ולא מקבל חדש? לבטל מצב "עבודה לא מקוונת"
הסיבה השכיחה ביותר. במצב הזה אאוטלוק ממשיך להציג את כל הדואר הישן, ולכן נראה שהכל תקין, אך שום הודעה לא נכנסת ולא יוצאת.
בתפריט העליון של אאוטלוק ללחוץ עם העכבר על "שלח/קבל"
(Work Offline) “לאתר בסרגל שנפתח את הכפתור “עבודה במצב לא מקוון–
אם הכפתור מודגש או צבוע – אאוטלוק מנותק. לחיצה אחת עליו עם העכבר מחזירה אותו למצב מקוון.
אם הוא לא נראה מודגש – כדאי בכל זאת ללחוץ עליו פעם אחת, להמתין שתי שניות, וללחוץ שוב. זה מאלץ את אאוטלוק ליצור קשר מחדש עם השרת.
לבדוק שבשורה הדקה בתחתית חלון אאוטלוק מופיע כעת "מחובר".
שלב 3: איך לרענן את הדואר באאוטלוק ידנית?
לפעמים החיבור לשרת תקין אך תהליך הסנכרון של אאוטלוק נתקע באמצע.
בתפריט ”שלח/קבל“, ללחוץ עם העכבר על "שלח/קבל את כל התיקיות".
להתבונן בשורה התחתונה של החלון – אמורה להופיע התקדמות. אם היא נעצרת ולא מסתיימת, כנראה שיש הודעה תקועה בתיבת הדואר היוצא.
שלב 4: למה הודעה נתקעת בתיבת הדואר היוצא באאוטלוק?
תיבת הדואר היוצא באאוטלוק היא תור – הודעה אחת שנתקעה בראש התור עוצרת את כל מה שאחריה, ולעיתים גם את קבלת הדואר.
ברשימת התיקיות מימין, ללחוץ עם העכבר על ”תיבת דואר יוצא".
אם תיבת הדואר היוצא ריקה – התור נקי, אפשר להמשיך לבדיקה הבאה.
אם יש בה הודעות, הסיבה השכיחה היא קובץ מצורף כבד מדי (רוב הארגונים מגבילים ל-20 עד 35 מגה-בייט לכל הודעה).
לגרור עם העכבר את ההודעה התקועה אל תיקיית ”טיוטות“ – זה משחרר את התור מיד.
לפתוח אותה מהטיוטות, להסיר את הקובץ הכבד, לשלוח אותו בנפרד כקישור לשיתוף קובץ, ולשלוח את ההודעה שוב.
אם ההודעה מסרבת להיגרר – לסגור את אאוטלוק לגמרי, להמתין דקה, לפתוח מחדש ולנסות לגרור שוב לפני שהשליחה מתחילה מחדש.
שלב 5: מה עושים כשאאוטלוק קפוא ולא מגיב בכלל?
אם חלון אאוטלוק לבן, כתוב עליו ש“אאוטלוק אינו מגיב“, ושום לחיצה לא עושה כלום:
ללחוץ עם הכפתור הימני של העכבר על שורת המשימות בתחתית המסך.
מהתפריט שנפתח, ללחוץ עם העכבר על ”מנהל המשימות".
למצוא ברשימה את השורה של אאוטלוק, לסמן אותה בלחיצה, וללחוץ על "סיים משימה".
להמתין כחצי דקה, לוודא שאאוטלוק נסגר לגמרי, ורק אז לפתוח אותו מחדש. פתיחה כפולה לפני שאאוטלוק נסגר בפועל יוצרת תקלת סנכרון חדשה.
מה לבדוק אם מייל באאוטלוק "נעלם"?
סינון בתצוגה – מעל רשימת ההודעות באאוטלוק ייתכן שמופעל סינון כמו ”לא נקראו“. להחזיר להצגת הכל.
תיבה ממוקדת – הדואר מתפצל לשתי לשוניות; ההודעה עלולה להיות בלשונית השנייה.
דואר זבל / פריטים שנמחקו – כדאי לעבור על שתי התיקיות.
כלל אוטומטי ישן – כלל שהוגדר בעבר באאוטלוק יכול להעביר או למחוק הודעות עם הגעתן. הרשימה נמצאת בתפריט הראשי, תחת "כללים".
תיבה מלאה – כשהנפח מוצה, השרת מפסיק לקבל דואר חדש. ריקון אמיתי דורש גם לרוקן את תיקיית ”פריטים שנמחקו“ – מחיקה רגילה לא מספיקה.
מתי לעצור ולפנות לתמיכה טכנית?
יש נקודה שבה המשך הניסיונות באאוטלוק מזיק יותר משהוא מועיל. לעצור אם:
– כל השלבים בוצעו והתקלה נשארה.
– אותה תקלה חוזרת מדי כמה ימים.
– התקלה מופיעה אצל כמה עובדים באותו זמן – סימן לתקלה אצל ספק הדואר ולא במחשב.
– מופיעה הודעה על קובץ נתונים פגום, או חלון סיסמה שחוזר שוב ושוב בלי סיבה (זה עלול להעיד על שינוי סיסמה או נעילת חשבון – הזנה חוזרת של הסיסמה הישנה עלולה לנעול את החשבון לגמרי).
תיקון קובץ נתונים, בניית פרופיל מחדש או שינוי הגדרות שרת הן פעולות שעלולות למחוק דואר מקומי אם מבצעים אותן לא נכון – בשלב הזה עדיף להעביר את זה לאיש מקצוע.
אפ-לינק מספקת תמיכה טכנית לעסקים וניהול 365 Microsoft, ובודקת בשבילכם בדיוק איפה נמצאת הבעיה. צרו איתנו קשר ונחזיר לכם את הדואר לעבודה.
שאלות נפוצות
למה אאוטלוק מציג הודעות ישנות אבל לא מקבל מיילים חדשים?
כמעט תמיד כי אאוטלוק נמצא במצב עבודה לא מקוון או מנותק משרת הדואר. הדואר שכבר ירד למחשב ממשיך להיות מוצג, ולכן נראה שהכל תקין. הפתרון הוא לבטל את מצב “עבודה במצב לא מקוון” בתפריט “שלח/קבל”, ולוודא שבשורה התחתונה של החלון מופיע “מחובר”.
למה הודעה נשארת בתיבת הדואר היוצא באאוטלוק ולא נשלחת?
בדרך כלל בגלל קובץ מצורף כבד מדי, או כי אאוטלוק לא היה מחובר לשרת ברגע השליחה. רוב הארגונים מגבילים כל הודעה ל-20 עד 35 מגה-בייט. גרירת ההודעה התקועה לתיקיית “טיוטות” משחררת את התור מיד, וגם מחזירה את קבלת הדואר הנכנס.
האם כיבוי המחשב פותר את הבעיה כשאאוטלוק לא שולח ולא מקבל?
לפעמים כן, כי זה סוגר תהליך סנכרון תקוע. אבל אם הסיבה היא מצב עבודה לא מקוון, קובץ כבד שנתקע בתור, או תיבת דואר מלאה – התקלה תחזור מיד, כי הסיבה עצמה לא טופלה.
האם יש סיכון לאבד דואר בזמן הטיפול?
בשלבים שבמדריך הזה אין סיכון לאבד דואר – כולם פעולות של תצוגה, חיבור וניהול תור. סיכון קיים רק בפעולות עומק כמו מחיקת פרופיל או תיקון קובץ נתונים, ולכן הן לא חלק מהמדריך הזה.
